存證信函怎麼寫？

案例：
阿坤先前委託某油漆工程業者，準備將老家牆面重新粉刷處理。沒想到不久之後，卻收到油漆工程業者寄來的存證信函，要求阿坤要限期給付酬金，但阿坤非常疑惑，因為事實上業者根本還沒有完成工程，更不要說通過驗收了，怎麼會需要給付報酬給他呢？請問阿坤該怎麼處理？

一、存證信函的重點

存證信函意義、效力，在先前收到存證信函該害怕嗎？的文章中已經說明過了，現在來說明存證信函的內容重點，以及該如何撰寫存證信函吧！

要寫好一封存證信函，重點有：

1.把事件的前因後果說明清楚。

2.寫明自己的立場及訴求。

3.表明要求對方該做的事情。

以下我們就針對各種情境，舉例示範存證信函的寫法。

二、催告的存證信函範例

「催告」是存證信函最常見的用途，也就是利用存證信函催促對方做特定的事情。特別是催告給付報酬的存證信函，在「承攬」契約中的相關糾紛最為常見。

要寫好一封催告給付承攬報酬的存證信函，第一，先說明承攬契約明確的訂定時點、工作內容、且已於何時完成工作，將事件的前因後果說明清楚；第二，再來說明對方不給付承攬報酬已違反了契約及民法規定的立場及訴求；第三，最後催告限對方幾日內給付報酬，否則將依法提出相關訴訟。如果希望表達嚴厲一點的語氣，也可以在最後加上「切勿自誤」或「絕不寬貸」等語。

範例：

三、解除或終止契約存證信函範例

在法律上，當一方要與對方解除或終止契約時，必須將「解除或終止契約的意思表示」送達對方，才會生效，因此存證信函也常用在這個時候。此時第一步，一樣先說明事件發生的前因後果，約定什麼工作內容，在契約執行期間發生了什麼事情，例如對方違反保密義務，或是未於期限內完成工作、或是擅自將契約轉包給第三人等等，用意是要說明為何構成可以解除或終止契約事由；第二步則是說明自己解除/終止契約的立場。如果契約解除或終止後，對方還負有要給付相關報酬，或者要返還案件相關文件、素材的義務時，可以接著表明對方該做的事，例如「台端應給付報酬多少錢/返還相關文件予本人」，「限台端應於函到幾日內立即給付/返還，否則本人將依法提出相關訴訟」等語。

範例：

四、收到存證信函時可以怎麼處理？

由於存證信函僅為表達自己想法的私文書，所以收到存證信函時，無需太擔心，因為那只是對方單方面的說詞，並不會因為寫了存證信函，就會變成具有法律效力。

因此當收到對方的存證信函時，也可以以自己的立場進行反擊，針對對方的存證信函進行回應，此時回應的內容重點即「說明自己的立場」。

例如本文案例中，阿坤收到油漆工程業者的存證信函，要求限期給付酬金，但是事實上工程根本還沒有完成。因此阿坤可以以存證信函來說明自己沒有理由給付報酬；或者也可以如上述範例一樣，將前因後果說明完、表達自己立場後，在最後反過來表明、要求對方應限期完成工作，否則就要起訴請求違約金等等。

此時阿坤的存證信函內容可以如下：

結論：即使阿坤寫了存證信函回應，這存證信函的內容也只代表阿坤的說法而已，不會因為寫了存證信函，就變成具有法律效力。因此基本上存證信函就只是雙方在各自表達、各自陳述的一種方式，若要釐清其中的法律效力，還是需要由法院來判斷哦！

–本文由詠言法律事務所 賴瑩真律師主筆 林涵婷編輯-